Personalausweise kopieren, Führerscheine einscannen, Aufenthaltstitel speichern – im Arbeitsalltag scheinen diese Handgriffe selbstverständlich. Doch rechtlich bewegen sich Arbeitgeber oft auf dünnem Eis. Die DSGVO, das BDSG und spezialgesetzliche Regelungen wie das Personalausweisgesetz oder das Aufenthaltsgesetz stecken enge Grenzen. Wer Dokumente ohne Rechtsgrundlage kopiert oder speichert, riskiert Bußgelder und datenschutzrechtliche Konsequenzen. In diesem Beitrag geben wir Ihnen klare Regelungen an die Hand, was bei Identitätsnachweisen von Mitarbeitenden zu beachten ist.
Personalausweise vorlegen: ja; Personalausweise kopieren: meist nein
Zur Bestätigung der Identität neuer Mitarbeitender, darf der Arbeitgeber bei der Einstellung Personalausweise oder Reisepässe überprüfen. Vielen Arbeitgebern ist dabei nicht bewusst, dass weder das Anfertigen von Kopien noch das Einscannen und Speichern dieser Dokumente grundsätzlich gestattet ist. Arbeitgeber sollten sich darauf beschränken, das Ausweisdokument vorlegen zu lassen und nur die nötigen Informationen (z.B. „vorgelegt am", „gültig bis") für den Identitätsnachweis zu notieren.
Führerscheine: zwischen Halterhaftung und Datenschutz
Für Führerscheine von Mitarbeitenden gibt es ähnliche Vorgaben wie für Personalausweise und Reisepässe. Hier gibt es jedoch eine kleine Besonderheit – die Halterhaftung. Sofern Arbeitgeber Ihren Mitarbeitenden Dienstwägen oder Poolfahrzeuge zur Verfügung stellen, trifft sie nach StVG die Halterhaftung. Hieraus resultiert die Pflicht einer regelmäßigen Überprüfung der Führerscheine der Mitarbeitenden. Das Vorlegen und Notieren der nötigsten Informationen ist erlaubt – mehr jedoch nicht!
Aufenthaltstitel: der Sonderfall
Anders verhält sich das Ganze bei Aufenthaltstiteln. Gem. §4a Abs. 5 Aufenthaltsgesetz (AufenthG) muss der Arbeitgeber bei der Einstellung von Mitarbeitenden aus Drittstaaten vor Beschäftigungsbeginn prüfen, ob ein gültiger Aufenthaltstitel vorliegt, der die Erwerbstätigkeit erlaubt. Diese Aufenthaltsgenehmigung ist – anders als Führerscheine und Personalausweise – in Kopie (Papier oder elektronisch) für die Dauer der Beschäftigung aufzubewahren.
Fazit
- Das Vorzeigenlassen und Anfertigen von Notizen zu Ausweisdokumenten ist zulässig. Personalausweise und Reisepässe dürfen nie kopiert, gescannt und gespeichert werden.
- Bei Führerscheinen gelten die gleichen Anforderungen. Hinzu kommt jedoch die regelmäßige Sichtprüfung bei Halterhaftung.
- Aufenthaltstitel von nicht EU-/EWR-Bürgern sind vorzulegen und in Kopie für die Dauer der Beschäftigung zu speichern.
