Der Datenschutzkoordinator: Wichtiger Mann (w/m/d) an Bord!
Der Datenschutzkoordinator (m/w/d) ist der Dreh- und Angelpunkt für die Umsetzung des Datenschutzes in einem Unternehmen. Durch ihn sind Begriffe wie Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Verarbeitungsverzeichnis für die Mitarbeiter nicht nur Fachchinesisch oder unliebsame Unworte. Er sorgt als Datenschutz-Steuermann des Unternehmens für eine konkrete Umsetzung des Datenschutzes und navigiert es hierdurch in die sicheren Gewässer des Datenschutzes. Warum diese vermeintlich abgenutzten Seemanns-Weisheiten auf eine Datenschutzkoordination vollständig zutreffen, möchten wir Ihnen im Folgenden genauer erläutern.
Datenschutzkoordination ist eine unliebsame Aufgabe
Viele Unternehmen bestellen einen Datenschutzbeauftragten (DSB), da sie es wollen oder hierzu verpflichtet sind. Die Aufgaben des DSB sind in den Art. 36 ff. DSGVO klar definiert. Er berät, überprüft und unterstützt bei der Etablierung des Datenschutzes in einem Unternehmen. Für die konkrete Umsetzung ist er jedoch nicht zuständig. Diese Aufgabe obliegt dem Datenschutzkoordinator (m/w/d), den das Gesetz jedoch nicht erwähnt. Obgleich ihm als zentraler Ansprechpartner des DSB und Garant für eine korrekte Umsetzung der Empfehlungen eine enorm wichtige Aufgabe zuteilwird, wird seiner Stellung leider meistens viel zu wenig Bedeutung geschenkt.
In den meisten Fällen handelt es sich um eine Position, die neben der eigentlichen Haupttätigkeit ausgeübt wird. Extra-Arbeitsstunden werden hierfür auch meistens nicht eingeräumt. Dazu kommt, dass die eingesetzten Mitarbeitenden, wenn sie diese Position antreten, auch meistens über kein datenschutzrechtliches Hintergrundwissen verfügen.
Zusammenarbeit ist das A und O
Wir als externe DSB sind auf eine gute und konstruktive Zusammenarbeit mit den Datenschutzkoordinatoren, die uns als Ansprechpartner zur Seite gestellt werden, angewiesen. Als Externe sitzen wir nie im Unternehmen unserer Kunden und sind von einem konsistenten Informationsfluss und einer engen Zusammenarbeit abhängig. Nur so können eine umfassende Beratung und Umsetzung der konkreten datenschutzrechtlichen Vorgaben und Empfehlungen funktionieren.
Zu Beginn unserer DSB-Tätigkeit versuchen wir bestmöglich, die Datenschutzkoordinatoren fachlich abzuholen. Neben der Erläuterung unserer und seiner Tätigkeit, den Hintergründen hierzu und einem stets offenen Ohr für datenschutzrechtliche Fragen, beraten wir auch zu den Kapazitäten, die Datenschutzkoordinatoren mit sich bringen sollten.
Aber nicht nur die Zusammenarbeit zwischen uns und den Datenschutzkoordinatoren ist gefragt. Ebenfalls sollten sie innerhalb des Unternehmens gut vernetzt sein und im stetigen und direkten Austausch mit der Geschäftsleitung stehen. Denn als Spinne im Netz tragen sie alle relevanten Informationen des Unternehmens für eine umfassende Beratung des Datenschutzbeauftragten zusammen und leiten im Anschluss dessen Empfehlungen an die Geschäftsleitung weiter.
Was macht einen guten Datenschutzkoordinator (m/w/d) aus?
Ein idealer Datenschutzkoordinator (m/w/d) sollte grundsätzlich zwei Qualifikationen mitbringen: Zeit und Engagement.
Zeitliche Ressourcen
Es bringt nichts, wenn ihm oder ihr nicht genügend Zeit für die Aufgabe der Datenschutzkoordination eingeräumt wird. Dies verhindert nicht nur maßgeblich eine Etablierung des Datenschutzes im Unternehmen, sondern steigert auch nicht gerade die Motivation des jeweiligen Mitarbeiters. Ohne genügend zeitliche Kapazität wird eine Auseinandersetzung mit den datenschutzrechtlichen Themen und der Austausch mit dem DSB zu den datenschutzrechtlichen Besonderheiten und Problemen eines Unternehmens nicht möglich sein. Wichtig ist daher, dass Unternehmen ihrem Datenschutzkoordinator (m/w/d) den Rücken stärken und ihm/ihr genügend Zeit zur Mitarbeit und Umsetzung der datenschutzrechtlichen Themenfelder bewilligen.
Engagement und Motivation
Die zweite maßgebliche Qualifikation ist Engagement. Fachwissen kann man sich aneignen und Kapazitäten können geschaffen werden. Engagement für die Aufgabe der Datenschutzkoordination muss jedoch von alleine kommen. Wir wissen selbst, dass noch kein DSB bzw. Datenschutzkoordinator vom Himmel gefallen ist. Auch wir haben alle mal klein angefangen und uns unser Wissen und Faible für den Datenschutz mühsam erarbeitet.
Wenn jedoch eine Person im Unternehmen mit Datenschutz so gar nichts anfangen kann, so bringt es auch nichts, dieser Person die Aufgabe der Datenschutzkoordination aufzubürden. Wir geben zwar unser Bestes, den Datenschutz so interessant und durchsichtig wie möglich zu erläutern, aber bei einer Aversion gegen datenschutzrechtliche Themen sind auch unsere Möglichkeiten begrenzt.
Externe Datenschutzkoordination als Alternative
Ein Ass können wir jedoch noch aus unserem DSB-Hut zaubern. Unternehmen, die sich diesen Aufwand und die hohen Personalkosten sparen möchten, können auch einen Externen mit der Datenschutzkoordination beauftragen, idealerweise ihren DSB. So wird nicht nur sichergestellt, dass Beratung und Umsetzung aus einer Hand erfolgen, sondern es wird auch eine bestimmte Qualität bei der konkreten Umsetzung garantiert.
Für welche Unternehmen sich eine solche Auslagerung lohnt, kommt auf den Einzelfall an. Maßgeblich sind hierbei die Größe, die Wachstumsrate und die konkrete Tätigkeit eines Unternehmens. In jedem Fall sparen sich Unternehmen hierdurch nicht nur personelle Ressourcen, sondern auch viel Aufwand, Geld und Nerven.
Auch wir bieten unseren Kunden an, die Datenschutzkoordination zu übernehmen. Wir sind geübte Profis im Bereich Datenschutzberatung und Datenschutzkoordination, wodurch eine Umsetzung weitaus schneller und gezielter erfolgen kann. Sprechen Sie uns gerne an, wenn auch Sie hieran Interesse haben. Wir sind bundesweit tätig und unterstützen Sie gerne: info@sidit.de oder 0931-780 877-0.
